Studie: Fuhrparkadministration eher intransparent

Mannheim, im September 2017. Eine gemeinsame Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement (BBM) und Dataforce hat die Arbeitssituation und das Arbeitsaufkommen bei Frauen und Männer untersucht, die sich in ihrem Unternehmen um den Firmenfuhrpark kümmern. Dabei wurde klar: Die Fuhrparkadministration in den Unternehmen ist sehr unterschiedlich und die Prozesse wirken intransparent. Viele Personen und Abteilungen – die zum Teil nicht benannt werden konnten – übernehmen Teilaufgaben. Eine systematische Aus- und Weiterbildung als Vorbereitung auf die anspruchsvollen Aufgaben fehlt oder ist mangelhaft. „Die Erkenntnis, dass Kosten- bzw. Einsparpotenziale auch bei wenigen Fahrzeugen bestehen, ist in kleineren Fuhrparks noch nicht angekommen. Anders lassen sich die Ergebnisse nicht erklären“, sagt Marc-Oliver Prinzing, Vorstandsvorsitzender des BBM.

„Wir haben im Rahmen der ‚Frage der Woche‘ unserer FleetInsight®-Umfrage über 1.500 mit den gewerblich genutzten Fahrzeugen ihres Unternehmens beschäftigte Frauen und Männer befragt“, berichtet Melanie Bing, verantwortlich für die Umfrage bei Dataforce. Dabei ging es um den Umfang und die Verteilung der Arbeit für den Fuhrpark. Fünf verschiedene Größenklassen wurden berücksichtigt: bis zu 4 Fahrzeuge, 5-9, 10-24, 25-49 und 50 und mehr Fahrzeuge waren zu betreuen. Insgesamt gaben 66,2 Prozent der Befragten an, weniger als fünf Stunden in der Woche für den Bereich Fuhrparkmanagement aufzuwenden. Je kleiner die Anzahl der Fahrzeuge, desto weniger Zeit wird aufgebracht. Selbst bei kleineren Fuhrparks bis 50 Fahrzeuge kümmert sich allerdings insgesamt in nahezu 75 Prozent aller Fälle mehr als eine Person um den Fuhrpark. „Das lässt auf eine mangelhafte bis bzw. nicht unbedingt effiziente Organisation schließen, wenn man von Stellvertretungssituationen mal absieht“, meint Prinzing. Dies wird bestätigt durch die Aussage von insgesamt nahezu 30 Prozent aller Befragten, dass sie keine Aussage treffen können, wieviel Zeit andere Personen, die mit Teilaufgaben betraut sind, damit verbringen. Prinzing: „Transparenz sieht anders aus!“

Durchschnittlich sind es 8,1 Stunden, die insgesamt wöchentlich unternehmensweit für Aufgaben im Fuhrpark verwendet werden. Von 2,5 Stunden bei 1 bis 4 Fahrzeugen bis zu 31,4 Stunden bei 50 und mehr Fahrzeugen. Die Abwicklung von Schäden beansprucht dabei die meiste Zeit (28,4 Prozent), gefolgt von der Beschaffung von Neufahrzeugen (20,5 Prozent). Nur in 5 Prozent der Fälle gibt es eine eigene Abteilung Fuhrparkmanagement, meist kümmert sich die Geschäftsführung direkt um das Thema (56,5 Prozent) oder die allgemeine Verwaltung (12,8 Prozent).

Interessant ist, dass neben dem aufwendigen Schadenmanagement (ca. 28 Prozent der Arbeitszeit) über 20 Prozent der Arbeitszeit für die Beschaffung von Neufahrzeugen verwendet wird. Dies ist ein eindeutiges Indiz dafür, wie wichtig auch bei kleineren Fuhrparks eine sauber definierte und transparente Car-Policy wäre.

Niedrige Ausbildungsquote bei Fuhrparkthemen
Auffallend ist, dass nur rund 10 Prozent aller Fuhrparkverantwortlichen sich auf ihre Tätigkeit mit einer Weiterbildung vorbereitet haben. Die Quote steigt zwar mit Zunahme der Fuhrparkgröße, doch sie liegt bei Fuhrparks größer 50 Fahrzeuge auch nur bei 40 Prozent. „Das bedeutet, dass 60 Prozent diese Tätigkeit ohne Qualifizierung machen. Bei den 40 Prozent kann den Ergebnissen aber auch nicht entnommen werden, welchen Umfang die Aus- und Weiterbildung hatte. Dahinter können sich auch Tagesseminare verbergen, die dem Anspruch aus unserer Sicht auch nicht gerecht werden“, unterstreicht Axel Schäfer, Geschäftsführer des BBM.

Fazit: Je kleiner der Fuhrpark desto intransparenter ist die Verwaltungssituation. Dass Fahrzeuge dennoch im Fokus stehen, zeigt die große Anzahl derer, die in den einzelnen Unternehmen am Entscheidungsprozess bei der Fahrzeugbeschaffung beteiligt sind. Es gibt zwei wesentliche Erkenntnisse aus der Befragung: 1. Es muss den Verantwortlichen in den Unternehmen klar werden, dass selbst bei einer geringen Anzahl an Fahrzeugen durch ein professionelles Fuhrparkmanagement nicht nur Kosten, sondern auch Halterrisiken, Emissionen und der Anteil demotivierter Mitarbeiter deutlich gesenkt werden könnten. 2. Ein professionelles Fuhrparkmanagement braucht Management-Attention und kann nur mit gut geschulten sowie fachlich versierten Mitarbeitern umgesetzt werden.